Step-by-step Erklärung zur Ausschreibung eines Software-Systems

Die Ausschreibung ist die wohl bekannteste und strukturierteste Variante IT-Entscheidungen zu treffen. Alleine in Deutschland werden Projekte in Höhe von mehreren Milliarden jährlich an private Unternehmen ausgeschrieben, die Zahl in der Privatwirtschaft wird in einer ähnlichen Höhe liegen. Bei diesen Beträgen ist es um so wichtiger einer strukturierten und nachvollziehbaren Vorgehensweise zu folgen um die Auswahl des richtigen Systems oder des qualifiziertesten Umsetzungspartners sicherzustellen. Nicht jeder führt jeden Tag ein neues Software-System ein oder entscheidet sich täglich für ein neues IT-System. Somit gestaltet sich auch die Auswahl und Bewertung der verschiedenen Alternativen oft schwierig und aufwändig. Dieser Artikel soll Ihnen helfen die wichtigsten Punkte für die Auswahl der richtigen Software-Systeme zu finden.

Anforderungs-Spezifikation

Die erste Phase eines jeden Software- und IT-Projekts bildet die Analysephase und somit die Erstellung der Anforderungs-Spezifikation oder auch Lastenheft genannt. Diese Phase beinhaltet die Schritte der Anforderungserhebung, der Dokumentation, der Prüfung und der Bewertung, bis hin zur kontinuierlichen Verwaltung der Anforderungen während der Umsetzung. Diese Phase stellt ein komplexes Thema mit Auswirkungen auf das gesamte Softwareprojekt dar. Die Struktur und der Inhalt der in dieser Phase festgelegt wird, begleitet Sie das gesamte Projekt und entscheidet oft auch über den Erfolg oder Misserfolg des Projekts. Umso wichtiger ist eine nachvollziehbare und vollständige Struktur des Lastenhefts, sodass nichts vergessen wird.

Die wichtigsten Elemente der Anforderungs-Spezifikation / Lastenheft:

• Projektbeschreibung
• Systemkontext
• Geschäftsprozesse
• Rollen und Rechte
• Umfeldsysteme
• Schnittstellen
• Funktionale Anforderungen gegliedert nach Geschäftsprozessen
• Nicht-Funktionale Anforderungen
• Glossar

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Ausschreibungsdokument

Mit den Ausschreibungsdokumenten kommunizieren Sie Ihr Vorhaben an außenstehende Dritte. Es ist davon auszugehen, dass diese außenstehenden Dritten, die Anbieter für Ihre Ausschreibung, keinerlei Vorkenntnis zu Ihrem Projekt oder gar zu Ihrem Unternehmen haben. Erstellen Sie daher eine nachvollziehbare Beschreibung Ihres Projekts. Ein Erfolgsfaktor ist eine nachvollziehbare Story für die Anbieter, ausgehend von Ihrer Ausgangssituation, über die Ziele des Projekts bis hin zu den konkreten Anforderungen. In den Ausschreibungsdokumenten beschreiben Sie zusätzlich zu Ihren Anforderungen auch wie Sie das Umsetzungsprojekt gestalten möchten, wie viel Beistellleistung Sie mit Ihrer internen IT oder Ihren Fachbereichen zur Verfügung stellen können. Zusätzlich erhalten die Anbieter über die Ausschreibungsdokumente den zeitlichen Rahmen der Ausschreibung, des Umsetzungsprojekts und auch die Kriterien wie sie bewertet werden. 

Die wichtigsten Elemente eines Ausschreibungsdokuments:

• Einleitung
• Projektbeschreibung
• Ausgangssituation
• Ausschreibungsprozess / Zeitplan
• Projektplan des gesamten Projekts
• Entscheidungskriterien & -prozess

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Lieferantensteckbrief

Wir als IT Sparrow sehen strukturierte und vor allem vergleichbare Angebote als Erfolgsfaktor für Ihre Ausschreibung und Ihren Verhandlungserfolg. Dafür wurde von IT Sparrow der Lieferantensteckbrief entwickelt um die Unternehmensdaten, die Referenzen und die Schlüsselpersonen strukturiert zu erheben.

Der Lieferantensteckbrief enthält ebenfalls strukturierte Angaben zu jeder einzelnen Anforderung. Die Anbieter müssen auswählen ob diese Anforderungen „im Standard“, „durch Konfiguration“, „durch Implementierung“ oder „nicht umsetzbar“ im angebotenen System realisierbar ist. Zusätzlich müssen die Anbieter angeben wieviel Aufwand die Konfiguration oder Implementierung in T-Shirt Größen bedeutet, optional ist eine textuelle Anmerkung möglich. Diese Angaben erfolgen für die funktionalen als auch für die nicht-funktionalen Anforderungen.

In den kaufmännischen Details werden die kommerziellen Details des Angebots strukturiert aufbereitet. An dieser Stelle ist die wichtig den Anbietern die Flexibilität zu bieten ein attraktives Angebot stellen zu können, gleichzeitig aber die Vergleichbarkeit zu 100% gegeben sein muss. Die Grundstruktur gliedert sich in Einführungskosten (Implementierungsaufwände oder Projektmanagement), Einmalkosten (Lizenzen oder Installationskosten) und laufenden Kosten (Betrieb oder Lizenzen).

Die wichtigsten Elemente des Lieferantensteckbriefs:

• Unternehmensdaten
• Referenzen
• Schlüssel-Personal
• Zertifizierungen / Qualifikationsnachweise
• Anforderungsbewertung
• Kaufmännische Details
  • Einführungskosten / Einmalkosten
  • Laufende Kosten / Jährliche Lizenzkosten
  • Weitere Kosten (Tagessätze, weitere Lizenzen, …)

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Bewertungsmatrix

Die Bewertungsmatrix ist Ihr Dashboard über Ihre Ausschreibung – Sobald die Angebote Ihrer Anbieter eingereicht werden, erhalten Sie dadurch eine objektive und gewichtete Übersicht über die Angebote.  In der Bewertungsphase zahlt sich die strukturierte Vorbereitung in den vorherigen Phasen aus und die Anbieter und deren Angebote sind vergleichbar. Die Vorbereitung zur Erstellung der Bewertungsmatrix ist die Festlegung der Bewertungskriterien und deren Gewichtung. Sind die Bewertungskriterien fixiert werden diese in der Bewertungsmatrix dokumentiert und die vorherig genanten Dokumente geprüft, sodass diese Informationen von den Anbietern erhoben werden. In der Bewertungsmatrix fließen alle Informationen zusammen und werden bewertet.

Die wichtigsten Elemente der Bewertungsmatrix:

• Unternehmensdaten
• Auswertung der Anforderungen
  • Anzahl „im Standard“, „durch Konfiguration“, „durch Implementierung“ und „nicht umsetzbar“
  • Summe der T-Shirt Angaben zu den Aufwänden
• Kaufmännische Details
  • Einmalkosten
  • Hochrechnung der laufenden Kosten auf 5 oder 10 Jahre Total-cost-of-Ownership)
• Bewertung aus Bieterpräsentationen

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